GTD: 3 Técnicas para aumentar a sua produtividade em 100%

“Esta preocupação constante e improdutiva com todas as coisas que temos a fazer é o maior consumidor individual de tempo e energia” (Kerry Gleeson). 

Olá amigos!

Um dos livros que mais recomendo é o Getting things done, GTD, de David Allen. Na edição em português, a editora Campus colocou o título: A arte de fazer acontecer: uma fórmula antiestresse para estabelecer prioridades e entregar soluções no prazo.

Neste texto, gostaria de compartilhar com vocês três técnicas simples presentes no livro que, desde já, podem contribuir em muito para aumentar o seu nível de produtividade e, ao mesmo tempo, lhe permitir ficar mais tranquilo ao fazer o que você tem que fazer.

Muitas coisas para fazer?

Se você é como a maioria das pessoas no mundo, deve ter a sensação de que tem muitas coisas para fazer. Então, você pensa frequentemente: “nossa! tenho muita coisa para fazer hoje / essa semana / esse mês” ou então afirma que não tem tempo para fazer isso ou aquilo. Não há tempo para sair com os amigos, viajar ou ler aquele livro ou ver aquele filme ou série que você gostaria.

A sensação de estar sobrecarregado é realmente prevalente para a maioria de nós. Há muito para ser feito e a ideia de que há pouco tempo para fazer.

Embora isso possa ser verdadeiro, também é verdade que esta sensação de “sobrepeso mental” acontece não tanto pela quantidade de tarefas a serem realizadas, mas pelo pensamento constante de “eu tenho que fazer aquela outra coisa depois”.

Em outras palavras, se estamos dando conta de uma tarefa, surge a lembrança de que é preciso fazer aquilo outro. Se eu estou escrevendo este texto, posso pensar que eu tenho que comprar a comida do gato ou preparar a palestra de quarta. Quando estou comprando a comida do gato, penso no texto ou em ligar para o meu contador. E assim continua, como Fernando Pessoa escreveu: “sempre que estou pensando numa cousa, estou pensando noutra”.

E, portanto, a sensação de estar sobrecarregado advém mais desse constante pensamento sobre o que tem que ser feito até do que pela quantidade de coisas reais que temos que fazer. Afinal, só conseguimos fazer de verdade uma coisa por vez, então, quando estivermos fazendo, será só aquela única coisa que terá sentido. Todas as outras são apenas distrações.

Técnica 1 – Colocar tudo para fora

Confirmada a hipótese inicial de que são os pensamentos frequentes sobre as tarefas futuras que nos trazem o sentimento de estresse, descobrimos que a saída é incrivelmente fácil para ficar mais tranquilo:

• Colocar tudo para fora

Colocar tudo para fora significa tirar da cabeça e colocar em um papel tudo o que tem que ser feito. Não importa se são atividades profissionais, da escola ou da faculdade ou pessoais. Esta técnica, tão simples, pode automaticamente mudar a forma como você está se sentindo – ou vai se sentir logo mais.

Você pode pegar vários papéis, um caderno, uma cartolina, papéis sulfite ou até anotar no computador. Não importa aonde, coloque tudo o que você:

• tem que
• deve
• precisa fazer
• gostaria de fazer
• imagina que já deveria ter feito

Depois que escorrer da sua mente para o papel tudo isso, você já vai se sentir mais aliviado(a). Mas, normalmente ainda tem mais aí dentro que não foi escrito. Você pode pensar no calendário. O que tem para ser feito na próxima semana ou mês ou ano? O que você combinou com alguém ou com você mesmo que não fez até aqui?

Técnica 2: leva dois minutinhos só?

Quando você já tem tudo o que precisa, deveria, teria, gostaria (…) de fazer na sua frente, você pode se perguntar sobre o que significa todos estes elementos. Talvez alguns deles não tem mais sentido de ser. Neste caso, você pode riscar ou jogar fora o papel se tiver escrito cada atividade em um papel menor.

Depois, você pode se perguntar se algumas destas atividades são atividades simples, que não levaria mais do que dois minutos.

Por exemplo, talvez você precise ligar para alguém para marcar algo e esta será uma ligação rápida. Consequentemente, é uma atividade que pode ser feita em pouco tempo e ser eliminada da sua lista.

Esta é uma das regras mais fascinantes do GTD de David Allen. Tudo o que você anotou e, a partir de agora, tudo o que aparecer para você fazer que não leve mais do que dois minutos (supondo que é possível fazer agora), você passa a se habituar a fazer agora.

Recebeu um novo email e é só digitar algumas linhas? Responda agora. Precisa pagar uma conta online? Pague agora e adquira o hábito de definir se é uma ação rápida e fácil de fazer ou é uma ação que pode ser:

• delegada – alguém pode fazer por você
• agendada – colocada em um futuro mais ou menos certo
• inserida em um projeto

Técnica 3: Projetos e a próxima ação

Por fim, a última técnica que vamos ver hoje é entender a diferença entre atividades de agora e projetos. Atividades de agora são as atividades que cabem em 2 minutos e que é melhor já fazer do que ter que anotar para fazer depois e ter que ficar lembrando ou pensando que terá que ser feito.

Projetos são, a grosso modo, grupos de atividades a serem realizadas em sequência.

Por exemplo, se eu anotei na técnica 1 – “viagem para São Paulo”, eu percebo que não posso fazer agora. Posso anotar na minha agenda a data, mas, se eu analisar mais de perto, verei que não é uma única ação. Antes de viajar para São Paulo, preciso confirmar o curso. Antes de confirmar o curso, tenho que enviar o último trabalho. Antes de enviar o último trabalho, tenho que ler o artigo.

Portanto, de uma única ação, desdobramos várias outras. Pode parecer que criamos mais coisas para fazer, mas, como disse e repito: não é a quantidade de atividades o que nos estressa, é muito mais não saber o que fazer e ficar pensando no que tem que ser feito.

Se eu sei que o meu próximo passo é ler o artigo, eu leio o artigo. Logo, eu consigo achar a próxima ação a ser feita e isso me livra da sensação de ter muita coisa para fazer (no projeto “viagem para SP) e eu passo a ter controle sobre as próximas ações porque entendo os próximos passos.

Conclusão

Estas são apenas três técnicas ou ferramentas que encontramos no maravilhoso livro de David Allen que recomendo. A metodologia completa envolve 5 passos, mas apenas sabendo destes três que salientei no texto, você pode certamente aumentar enormemente a sua produtividade.